正直に書きます。僕は引き継ぎがあまり好きではありません。
時間をかけて資料を作っても、たいてい読まれない。読まれないものに数時間かける感覚が、どうしても無駄に思えてしまう。
同じことを感じている人は多いはずです。
ただ、その感覚は間違っていません。無駄なのは引き継ぎそのものではなく、読まれない前提の資料を作ることです。この記事では、最小限で成立させるやり方をまとめます。
引き継ぎ資料が読まれない理由
引き継ぎ資料が無駄になるパターンは、だいたい決まっています。
網羅しようとする。手順を全部書く。例外も全部書く。結果、30ページの文書ができて、誰も最後まで読みません。
受け取る側が、まだ質問を持っていない。引き継ぎのタイミングでは、後任はその仕事をやっていません。だから何が分からないかも分かっていない。質問がない状態の人に、答えだけ大量に渡しているわけです。
これが噛み合わない最大の原因だと思っています。
書き手が「引き継いだ証拠」を作っている。本音を言えば、これも混ざります。あとで「聞いてない」と言われないための保険。だから網羅する。読まれるかどうかは二の次になる。
「あとはよろしく」が一番疲れる
逆のパターンもあります。
休みに入る前、チャットに一言だけ残していく。
- *「あとはよろしく」**
これ、書いた本人はラクになった気がします。ですが休み明けに一番疲れるのは、たいていこの人です。
戻ってきたら、判断が止まったまま案件が積み上がっている。誰も決められなかったからです。結局、休み前の状態に戻すところから始まる。
網羅しすぎても読まれない。ゼロだと止まる。その間のどこかに、最小限の線があります。
最小限で成立させる3つの項目
僕が今やっているのは、この3つだけです。手順書は作りません。
1. 判断基準
手順ではなく、迷ったときに何を基準に決めるかを書きます。
「A社は納期優先。多少品質を落としても日程を守る」「B社は逆。遅れる連絡さえ入れれば待ってくれる」
手順は調べれば分かります。調べても分からないのは、この判断の癖のほうです。
そして引き継ぎで事故が起きるのは、たいてい手順ではなく判断のところです。
2. 詰まりどころ
- *過去に自分がハマった場所**を書きます。
「月次の集計は、前月末の締め処理が終わってから。先に走らせると数字が合わない」
これは経験しないと分かりません。だから引き継ぐ価値があります。
3つか4つで十分です。全部の落とし穴を書こうとすると、また網羅の罠に戻ります。
3. 誰に聞けばいいか
いちばん短くて、いちばん効きます。
「システム周りは情シスの◯◯さん。契約は法務の△△さん」
- *引き継ぎ資料の役割は、答えを全部渡すことではなく、答えに辿り着ける状態にすること**です。人の名前が分かっていれば、後任は自分で解決できます。
この考え方は議事録と同じで、正しさを文書で完璧に保証するのではなく合意と経路で担保する、という発想です。
引き継ぎは「渡すとき」ではなく普段に効く
もうひとつ、考えが変わった点があります。
この3項目は、引き継ぐときだけ必要なものではありません。普段から書いておけるものです。
判断基準、詰まりどころ、連絡先。これを日常的にメモに残していれば、引き継ぎのために改めて作る作業がなくなります。
僕はメモをそのままAIに投げて整理させています（タスク管理の話はこちら）。引き継ぎのときは、そこから該当部分を抜き出すだけです。
引き継ぎが憂鬱なのは、普段何も残していないから、そのタイミングで一気に作らされるからなんですよね。
まとめ｜無駄に感じるなら、削っていい
引き継ぎ資料が無駄に感じるのは、網羅しようとしているから。
必要なのは、判断基準・詰まりどころ・連絡先の3つだけ。
手順は調べれば分かる。調べても分からないものだけ残す。
そして普段から書いておけば、引き継ぎという作業自体がほぼ消えます。
「あとはよろしく」と書きたくなったとき、代わりにこの3行を書いてみてください。休み明けの自分がラクになります。
あなたが今の仕事を明日から誰かに渡すとして、手順書以外に何を伝えますか。
